W jaki sposób można przechowywać kopię paragonów?

, , , , , , , , , , , , 1 Comment

Kiedy już wybierzemy właściwą kasę fiskalną, prawidłową ją zarejestrujemy i zainstalujemy, możemy rozpocząć prowadzenie ewidencji oraz wystawianie paragonów. Musimy jednak pamiętać o tym, że ze stosowaniem urządzenia tego typu wiąże się konieczność przestrzegania jasno określonych przepisów. A podstawowym obowiązkiem, którego nie da się w żaden sposób uniknąć, jest przechowywanie kopii paragonów fiskalnych. Można to robić zgodnie z 2 metodami, a tryb archiwizowanie danych jest w pełni uzależniony od wyboru urządzenia do rejestrowania sprzedaży.

2 sposoby przechowywania kopii paragonów fiskalnych

Dostępne na polskim rynku kasy rejestrujące umożliwiają gromadzenie kopii paragonów w formie elektronicznej (cyfrowej, na karcie pamięci SD albo microSD) bądź papierowej (tradycyjnej, na rolkach termicznych). Natomiast wybór sposobu archiwizowania tych danych jest jedną z kluczowych kwestii przy zakupie urządzenia fiskalnego. Innymi słowy, jeżeli postawimy na model z jedną technologią, w trakcie jego eksploatacji nie będziemy mogli skorzystać z drugiego rozwiązania. Warto pokrótce opowiedzieć, czym konkretnie charakteryzują się obydwie metody.

Kasa pozwalająca na przechowywanie kopii paragonów w formie elektronicznej samoistnie zapisuje dane na karcie pamięci SD lub microSD (rodzaj nośnika jest zależny od konkretnego modelu). Użytkownik musi oczywiście kontrolować poprawność tego procesu przez cały okres stosowania urządzenia. W przypadku kasy z technologią tradycyjną, mamy po prostu do czynienia z wydrukiem 2 dokumentów – oryginału paragonu fiskalnego oraz jego kopii. Ta druga jest umieszczana na dodatkowej rolce papieru termicznego. Zadaniem użytkownika jest natomiast gromadzenie zadrukowanych rolek z informacjami.

Kasa z kopią elektroniczną – plusy i minusy

Tak jak napisaliśmy wcześniej, kasa z kopią elektroniczną automatycznie zapisuje istotne dane. A to nie jedyne udogodnienie, które zapewnia urządzenie tego typu. Modele wyposażone w takie rozwiązanie technologiczne pozwalają na dodatkowe zabezpieczenie przechowywanej dokumentacji. Cyfrowe dane po prostu dużo łatwiej skopiować i umieścić na dodatkowym nośniku (pendrivie, płycie DVD) albo dysku twardym komputera. Ponadto, elektroniczna forma archiwizowania danych gwarantuje mniejsze wydatki na materiały eksploatacyjne. W kasie wystarczy bowiem jednorazowo zamontować tylko 1 rolkę papieru termicznego (do wydruku paragonów dla klientów).

Jedyną wadą, którą można wskazać przy omawianiu urządzenia z kopią elektroniczną, jest nieco wyższa cena – w porównaniu do modeli z tradycyjnym rozwiązaniem technologicznym. Niemniej, jest to wada względna. O ile bowiem wydamy więcej na kasę w momencie rozpoczynania rejestracji obrotu, o tyle w trakcie użytkowania zmniejszą się koszty zakupu materiałów eksploatacyjnych.

Kasa z kopią tradycyjną – plusy i minusy

W tym momencie nietrudno już zgadnąć, że podstawowym atutem papierowej kopii paragonów jest niższa cena urządzenia fiskalnego. Niemniej, naszym zdaniem to tak naprawdę jedyna zaleta tej technologii. Po pierwsze, kasa z kopią tradycyjną nie pozwala na łatwe wykonanie backupu danych. Po drugie, jej użytkowanie wiąże się zazwyczaj z koniecznością zakupu większej liczby rolek papieru termicznego, a w konsekwencji – z wyższymi kosztami eksploatacji. Po trzecie wreszcie, samo archiwizowanie dokumentacji jest trudniejsze. Należy bowiem pieczołowicie dopilnować tego, aby dokumenty były czytelne nawet po kilku latach. W przypadku papieru termicznego, wymaga to przechowywania danych w chłodnym i suchym miejscu, do którego nie dociera światło słoneczne.

Co na to przepisy?

Na koniec warto jeszcze wspomnieć, skąd w ogóle wzięła się konieczność archiwizowania kopii paragonów. Aktualnie zobowiązuje do tego Rozporządzenie Ministra Finansów z 14 marca 2013 roku. W tym akcie prawnym można również znaleźć informacje, w bardziej szczegółowy sposób omawiające wszystkie procedury. Ważnym przepisem jest m.in. ten wymagający przechowywania kopii paragonu przez 5 lat, licząc od końca roku obrachunkowego, w którym dany dowód sprzedaży został wystawiony.