Znajomość zasad ewidencji sprzedaży – obowiązkowa i udokumentowana!

, , , , , , 1 Comment

Mówiąc o przestrzeganiu przepisów fiskalnych, zwykle w pierwszej kolejności ma się na myśli przedsiębiorcę zobligowanego do wdrożenia i stosowania urządzenia rejestrującego w swojej firmie. Fakty są jednak takie, że rzadko kiedy jedynie on odpowiada za daną kasę lub drukarkę fiskalną. Tak często przecież obowiązki sprzedażowe i dotyczące obsługi klientów przejmują zatrudnieni pracownicy. Nim jednak do tego dojdzie, muszą wpierw zapoznać się z niezbędnymi zasadami ewidencjonowania obrotu. Oraz potwierdzić ten fakt na stosownym piśmie.

Prowadzenie ewidencji – te zasady musi znać każdy!

Rzeczą oczywistą jest, że obowiązki przedsiębiorcy nie kończą się na zakupie, instalacji oraz ogólnym korzystaniu z urządzenia rejestrującego. Musi on zwłaszcza pamiętać o tym, aby w każda transakcja na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej (oraz rolników ryczałtowych) została zaewidencjonowana za pomocą kasy bądź drukarki fiskalnej, a także zakończyła się poprawnym wystawieniem i wydaniem nabywcy paragonu. Zwykle przedsiębiorca w pełni zdaje sobie sprawę z tych wymogów. Ale nie musi tak być w przypadku każdej, zatrudnionej przez niego osoby. Tymczasem niezwykle często zdarza się, że obowiązki związane z obsługą wymienionych technologii sprzedaży przejmują pracownicy. Fakt ten jednak nie zwalnia z konieczności przyswojenia sobie zasad prowadzenia ewidencji. Prawidłowe zarządzanie biznesem musi znaleźć swoje odzwierciedlenie w dokumentacji, której wymagają organy skarbowe. I do których one mają dostęp.

Stąd też pojawił się „prawnie wyartykułowany” obowiązek zapoznania pracowników z wyżej wspomnianymi zasadami, nim ci przystąpią do pracy z urządzeniem rejestrującym sprzedaż. O jakie konkretnie kwestie chodzi? Szczegóły na ten temat znajdują się w załączniku nr 1 do Rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących. W dużym stopniu koncentrują się one przede wszystkim na zagadnieniu poprawnego wystawiania i wydawania paragonów dla klientów indywidualnych. Treść zapisów mówi m.in. o tym, że takich dokumentów nie wolno zastąpić innymi (choćby popularnymi potwierdzeniami płatności z terminala na karty). Odnosi się też do konsekwencji, jakie grożą w sytuacji złamania tych przepisów. Można np. wyczytać, że Na osobę, która dokona sprzedaży z pominięciem kasy rejestrującej albo nie wyda paragonu fiskalnego (faktury), może zostać nałożona kara grzywny za przestępstwo skarbowe albo wykroczenie skarbowe (zgodnie z art. 62 § 4 i § 5 ustawy z dnia 10 września 1999 r. – Kodeks karny skarbowy (Dz. U. z 2018 r. poz. 1958, z późn. zm.)).

Znajomość zasad prowadzenia ewidencji trzeba potwierdzić na piśmie!

Obowiązek zapoznania pracownika z zasadami prowadzenia ewidencji, choć może się wydawać oczywisty (ponieważ leży w interesie firmy, w której został zatrudniony), jest dodatkowo też sformalizowany. Co to oznacza? Że przedsiębiorca musi obowiązkowo zadbać o jeszcze jedną kwestię. Potwierdzeniem spełnienia tego wymogu stało się bowiem oświadczenie o znajomości zasad prowadzenia ewidencji. Sporządza się je zgodnie ze wzorem, który również zawiera załącznik nr 1 do przywołanego Rozporządzenia Ministra Finansów.

Co więcej, dokument należy przygotować w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach. Jak łatwo się domyślić, każdy ma być podpisany przez obie strony, natomiast jeden trafia do pracownika, drugi zaś do przedsiębiorcy. Co powinno zawierać takie oświadczenie? M.in. dane podatnika i osoby przez niego zatrudnionej czy datę sporządzenia dokumentów. Warto też na koniec jeszcze raz podkreślić, że wszystkie opisane czynności trzeba bezwzględnie przeprowadzić jeszcze przed momentem, gdy pracownik rozpocznie obsługę klientów przy użyciu urządzenia fiskalnego.