Dodatkowa kasa fiskalna w rezerwie – kiedy okaże się niezbędna?

Zwykle mówi się o aspektach nabywanej kasy fiskalnej, o ustawowej uldze za zakupioną kasę fiskalną bądź o instalacji, której musi być poddana pozyskana kasa fiskalna. Ale przecież często zdarza się, że przedsiębiorca sięga po więcej niż jedno urządzenie rejestrujące, np. dla kilku stanowisk pracy w danym punkcie. I to nie wszystko. Coraz częściej podatnicy decydują się na dwa modele, mimo że generalnie zamierzają korzystać z jednego. Drugi ma pełnić rolę zastępczej technologii sprzedaży. Skąd się bierze popularność takiej praktyki? Czemu ona służy i na co warto zwrócić uwagę?

Rezerwowa kasa fiskalna – jakie jest jej przeznaczenie?

Charakter kasy rejestrującej jest bezspornie specyficzny, gdyż uregulowany prawnie. Zarówno jej warunki techniczne, jak i zasady pracy oraz korzystania z urządzenia rejestrującego podlegają konkretnym przepisom, których przedsiębiorca (mowa o zobligowanym do ewidencjonowania obrotu za pomocą tego typu technologii) musi przestrzegać. W innym wypadku prowadzenie sprzedaży towarów lub usług na rzecz klientów detalicznych okaże się nieprawidłowe, a to może skutkować różnymi konsekwencjami prawnymi.

Istotne jest jednak nie tylko stosowne użytkowanie kasy fiskalnej, ale również odpowiednia praca urządzenia. Dlatego też każda taka technologia sprzedaży musi przechodzić cykliczne i obowiązkowe przeglądy, wykonywane przez opiekujący się danym modelem serwis. Co się bowiem stanie, jeśli dojdzie do poważniejszej usterki, będącej przeszkodą dla prawidłowego ewidencjonowania obrotu? Przedsiębiorca automatycznie musi zatrzymać prowadzenie sprzedaży do momentu usunięcia awarii. Inaczej kontynuując ją, robi to niezgodnie z obowiązującymi przepisami.

Jak zatem widać – poważniejsze problemy z urządzeniem rejestrującym, niedające się usunąć „od ręki”, mogą spowodować przestój w pracy, a więc i niestety straty finansowe. Ale istnieje wyjście z takiej sytuacji. Właśnie w tym celu przedsiębiorcy decydują się na zakup dodatkowego urządzenia rejestrującego, nawet jeśli tańszego i prostszego. Pełni ono funkcję zastępczej technologii sprzedaży. Gdy podstawowa kasa fiskalna odmawia posłuszeństwa – rezerwowa przejmuje jej obowiązki na czas awarii tamtego urządzenia lub nieużywania go z innego powodu. W ten sposób przedsiębiorca może zgodnie z prawem kontynuować pracę, bez obawy o negatywny wpływ na dochody.

Co jest bardzo ważne w kwestii rezerwowej kasy fiskalnej?

Rezerwowa kasa fiskalna potrafi okazać się znakomitym rozwiązaniem zabezpieczającym prowadzony biznes. Oczywiście tylko wtedy, gdy dopełni się wszelkich, niezbędnych i obowiązujących formalności. Trzeba pamiętać, że kasa rezerwowa podlega tym samym procedurom, co kasa podstawowa. To znaczy, że musi zostać poprawnie zainstalowana i zafiskalizowana, przechodzić regularne przeglądy techniczne itd. To samo dotyczy użytkowych obowiązków przedsiębiorcy: rejestrowania każdej transakcji, wystawiania paragonów, realizowania raportów dobowych i miesięcznych itp. Tylko wtedy korzystanie z rezerwowej kasy fiskalnej stanie się uprawnione, zgodne z przepisami.

W kontekście zakupu zastępczej technologii sprzedaży warto wziąć też pod uwagę istotne zmiany, wynikające z wprowadzenia systemu online (tym bardziej, że nadal funkcjonują starsze i nowsze rozwiązania). Jakie? Jeśli przedsiębiorca został treścią nowelizacji ustawy o VAT zobligowany do bezwzględnego, wcześniejszego rozpoczęcia pracy z kasą fiskalną online (wymiany starego urządzenia), jego rezerwowy model również musi transmitować dane przez internet do CRK (w każdym momencie prowadzenia sprzedaży podatnik ma obowiązek korzystać z takiego rozwiązania). Nie dotrzymanie tego warunku będzie oznaczało po prostu złamanie przepisów. Warto też pamiętać, że ustawowa ulga (maksymalnie 90% wartości technologii, jednak nie więcej niż 700 zł) obejmuje wyłącznie modele online. Jeżeli przedsiębiorca ma zamiar skorzystać z odliczenia również za rezerwowe urządzenie fiskalne, musi ono spełniać wymogi systemu online.