Błąd na paragonie – jak podatnik powinien sobie z tym poradzić?

, , , , , , 1 Comment

Każdy człowiek czasem się myli. Zatem podobne sytuacje mogą się przytrafić również przedsiębiorcy – na przykład podczas wystawiania paragonu. Jednak nie chodzi o to, żeby sobie „jakoś” poradzić w takim przypadku. Przepisy jasno mówią, co podatnik powinien zrobić, gdy na paragonie znajdzie się ewidentna pomyłka. Choć, co ciekawe, ustawodawca pozostawia w tym aspekcie także pewną dowolność…

Błąd na paragonie? Tego nie można tak zostawić!

Korekty dokumentów, jakimi są paragony fiskalne, to dość istotny element działań składających się na ewidencjonowanie obrotu. Zwłaszcza, że przedstawia się niestandardowo. A wbrew pozorom, sytuacji wymagających podobnych poprawek nie brakuje. Odpowiednie korekty w ewidencji trzeba uwzględnić chociażby wtedy, gdy klienci dokonują zwrotów produktów lub reklamacji usług. Podobnym przypadkiem – który sobie dzisiaj omówimy – jest wystawienie paragonu z błędnymi danymi.

Na czym więc polega niestandardowość tego typu sytuacji? Rzecz w tym, że – czy to w przypadku reklamacji bądź zwrotu, czy właśnie pomyłki na dokumencie fiskalnym – nie da się poprawić wystawionego paragonu czy wykasować go z pamięci urządzenia fiskalnego. Zasady funkcjonowania takich technologii sprzedaży nie pozwalają na realizację podobnych działań po wygenerowaniu wydruku (o którym informacje są trwale zapisywane w kasie lub drukarce rejestrującej). Z drugiej strony – na pewno nie wolno tego tak zostawić. Chodzi tu zarówno o prawidłowości w ewidencji sprzedaży, jak i o nabywców detalicznych, oczekujących poprawnych informacji na dokumencie, pozwalającym im na ewentualne skorzystanie z praw konsumenckich. Co zatem powinien zrobić przedsiębiorca, gdy na paragonie znajdzie się błąd?

Funkcjonujące przepisy prawne mówią jasno: podatnik powinien dla takich przypadków prowadzić osobną ewidencję. Chodzi więc o dokumentację zbierającą wpisy ze szczegółami, dotyczącymi przypadków źle wystawionych paragonów. A mówiąc dokładniej, w ślad za obowiązującymi regulacjami prawnymi, każda taka notatka powinna zawierać konkretne informacje. Są to np.: przedstawienie sytuacji, w jakiej doszło do błędu, kwota brutto z zarejestrowanej transakcji czy wynikająca z niej kwota podatku VAT. Jak nietrudno się domyślić, do takiego wpisu trzeba też dołączyć paragon z występującą na nim pomyłką. Ostatecznie bowiem klient musi bezwzględnie otrzymać poprawnie wystawiony dokument.

Kwestia przechowywania ewidencji błędnych paragonów

Duża część działań przedsiębiorcy to sporządzanie i archiwizowanie dokumentacji, związanej z rejestrowaniem obrotu. I zalicza się do tego też prowadzenie ewidencji błędnie wystawionych paragonów. Ale jak wygląda kwestia przechowywania jej? To właśnie tu występuje pewnego rodzaju dowolności, która została już wspomniana. Przepisy nie precyzują bowiem zasad, wedle których podatnik ma przechowywać dokumentację związaną z błędnie wydrukowanymi paragonami.

Jednym słowem, metodę archiwizacji takich wpisów wybiera przedsiębiorca. A można to uczynić na różne sposoby. Do przechowywania notatek z pomyłkami na paragonach dobrze nada się osobny segregator bądź zeszyt albo dodatkowa teczka. Najważniejsze jednak wydaje się to, aby dokumentacja była przechowywana w ładzie i porządku. Z uwagi na ewentualną konieczność okazania takich wpisów przedstawicielom organów skarbowych czy też wygodę prowadzenia własnych spraw finansowych (w kontekście księgi przychodów i rozchodów).